近年来,新津县法院一直重视档案管理工作,努力实现法院档案管理制度化、人员专业化、归档流程化、信息数字化、硬件安全化、责任明确化,形成了规范的档案管理工作秩序,在高效服务于各项工作的同时,为法院建设提供了较为全面、客观、真实的发展记录,连续13年保持省档案局授予的“一级档案达标单位”称号,被市中院评为全市法院档案工作先进单位。
一是强意识,强调档案管理的重要性。该院多次组织干警学习档案知识,反复宣传学习档案管理法律法规,强调档案管理是审判工作不可分割的组成部分,组织干警开展归档技能比赛,把档案管理列入中层干部例会的汇报内容并纳入全年目标考核,增强干警档案时限意识、归档质量意识,为及时有效管理档案奠定了基础。
二是重制度,提高档案管理的规范性。为使档案管理做到规范化、制度化,该院先后出台了《新津县人民法院档案管理制度》、《新津县人民法院专兼职档案人员岗位责任制度》、《新津县人民法院立案归档制度》、《新津县人民法院档案借阅制度》、《新津县人民法院档案保密制度》及《新津县人民法院诉讼电子档案管理规定》等一系列规范性制度和规定,使档案管理工作做到了有法可依、有章可循,为实现对档案工作的有效管理和利用提供了强力制度保障。
三是强技术,妥善保存档案材料。为保证档案管理质量的提高以及档案利用效率的提升,满足新形势下对档案管理工作的需要,该院档案库房和办公设施面积达300平方米左右,配有密集架档案柜21排,防磁档案柜1个,可存放卷宗档案11万卷,库房与办公、阅卷室做到了分离,配备了电脑、除湿机、吸尘器、空调等设备,保持特殊的保管设施和环境,确保温度保持在17-20度之间,相对湿度保持在35-40% 之间,配备有监控器、灭火器、红外线防盗系统、防磁柜等设备,保障了档案的妥善保存。同时,该院对档案进行计算机管理,建立了检索体系,使归档后的档案门类齐全、结构合理、方便查阅,充分发挥档案管理服务审判和执行的作用,为档案管理工作的科学规范管理创造了有利条件。
四是重流程,保证档案管理有序。该院出台了档案管理管理办法,实行诉讼档案的电子档案与纸质档案同步录入和庭审视频材料与纸质档案同步归档机制,档案管理人员在接受卷宗时严格把关,对装订不规范的、缺少诉讼材料或音频视频文件的一律不予归档并定期进行通报。同时,加强档案室管理,对档案管理人员把关不认真、归档不及时的情况将予以处理,确保了卷宗达到材料完整、装订规范、归档及时。
五是强素质,重视档案管理队伍建设。该院加强档案业务队伍建设和对档案业务的指导工作,专门选择了两名政治素质好、吃苦精神强、能力素质高、工作扎实细致的同志任档案室的专职档案员,同时,在每个部门设立一名兼职档案员,密切相互沟通与联系,形成一个组织严密、覆盖面广的档案管理工作网络。该院注重对档案管理人员的教育,加强政治业务学习,经常组织档案管理的培训,以提高其档案工作能力和水平,拓宽了诉讼档案的综合利用渠道,以最大限度满足了审判流程管理需求。
六是重服务,增强档案资源利用效率。该院以开展档案管理工作创先争优为动力,以档案卷宗的优良率达100%作为档案管理工作标准,努力建成了一个门类齐全、结构合理、管理科学、功能多样、服务高效的档案管理工作体系。该院不断更新档案管理工作观念,创新档案管理工作思维,全力做好“三个服务”工作(一是为领导决策服务,二是为各项审判工作服务,三是为社会各届服务),为全院审判执行和法院建设及公安、检察、司法等社会各界提供档案查询,体现法院档案管理工作的价值所在,从而为档案管理工作注入新的活力。